AReQS - Administrative Reporting & Quality Solution

Mit dem Produkt AReQS – Administrative Reporting & Quality Solution (AReQS) hat die DAVISOL eine Software entwickelt, die insbesondere zur Effizienzsteigerung bei der Administration zugrundeliegender Enterprise-Lösungen eingesetzt wird. AReQS bietet die Möglichkeit die Prozesse zur Administration der eingesetzten Enterprise-Lösung zu automatisieren und frei konfigurierbare Berichte zur Unterstützung der administrativen Tätigkeiten sowie zur Erfüllung etwaiger Reporting-Anforderungen des Managements einzurichten.  

Für nähere Informationen rufen Sie uns gerne an, schreiben eine E-Mail oder nutzen unser Kontaktformular

DAVISOL GmbH
Tucherstr. 15f
90562 Heroldsberg – Germany

Telefon: +4991195035980 
E-Mail
: info@davisol.com

Des Weiteren besteht mit der Funktion zum Statischen E-Mailing die Möglichkeit z.B. im Falle einer fehlerhaften Jobausführung, den jeweilig zuständigen Kollegen via E-Mail über den Fehllauf zu informieren. Über den definierten SMTP Server wird hier der jeweils hinterlegte Account angesprochen. Im Falle eines E-Mailings als Folge aus einem Job heraus, können spezielle E-Mailadressen und damit Empfänger im Job direkt angeschrieben werden. 

AReQS for DRACOON

dracoon_full_black

Die erste Software aus der AReQS-Reihe ist AReQS for DRACOON, die speziell für Kunden der DRACOON GmbH, Regensburg, (DRACOON) entwickelt wurde. DRACOON hat für ihre Kunden eine Lösung geschaffen, welche die einfache Nutzung einer nach EU-Daten­schutz-Grundverordnung (DSGVO) konformen Speicherlösung bietet, um sicher und einfach zwischen mehreren Teilnehmern, netzwerkfähigen Geräten oder Software­diensten intern und extern Daten auszutauschen. 

AreQS - Funktionen

þ Export von Berechtigungsdaten, Meta- & Strukturdaten in unterschiedliche Dateiformate

þ Erstellung von Berichten & Auswertungen, welche z.B. als Grundlage für Kontrollhandlungen oder anderen Überwachungs- Steuerungs- und Controllinghandlungen

Mit Hilfe von AReQS for DRACOON können Daten aus DRACOON abgerufen und in verschiedenen Dateiformaten gespeichert werden. Dies umfasst neben der Erstellung von formatierten, sortier- und filterbaren Exceltabellen auch standardisierte, maschinenlesbare Dateiformate wie CSV, XML oder JSON. Neben dem Controlling wird somit eine Integration in bestehende IT-Prozesse und Self-Service Portale deutlich vereinfacht. Beispiele für mögliche Datenexporte & Berichte sind:

ð Benutzer & Berechtigungen: Welche Benutzerzugänge gibt es? Welche inaktiven Zugänge existieren? Welche Berechtigungen exisitieren auf Datenräumen?

ð Datenräume: Welche Datenräume gibt es und welche Quota-Auslastung haben Sie? Wie ist die Struktur innerhalb der Räume? Was und wieviel liegt im Papierkorb?

ð Dateien: Welche Dateien existieren, wann und von wem wurden diese angelegt? Ermittlung aller Dateien mit einer bestimmten Klassifizierung.

ð Audit-Log: Welche Aktivitäten haben wann stattgefunden? Aufbereitung des DRACOON Event-Log für weitere Verwendung.

ð Kennzahlen: Automatische Berechnung von prozentualen und absoluten Differenzwerten z.B. zur verwendeten Speicher-Quota oder Benutzerlisten.

þ  Erweiterung und Anpassung der in der DRACOON-Lösung abgebildeten Struktur

þ  Verwaltung/Steuerung und Bearbeitung von Berechtigungen

Durch die in AReQS for DRACOON enthaltenen Funktionen können sowohl Anpassungen der Struktur als auch Änderungen bei den in der DRACOON-Lösung vergebenen Berechtigungen durchgeführt werden. Als Grundlage für diese Anpassungen dienen entweder Eingabedateien im Excel-, CSV-, XML- und JSON-Format oder konfigurierbaren Validierungs­kriterien.

Beispiele für Struktur- und Berechtigungsverwaltungsfunktionen sind:

ð  Anlegen, bearbeiten und löschen von Benutzerzugängen

ð  Anlegen, bearbeiten und löschen von Gruppen

ð  Anlegen, bearbeiten und löschen von Datenräumen

ð  Steuerung von Zugriffsberechtigungen (Vergabe und Entzug)

þ  Erhöhung des Automatisierungsgrads von Administrationsprozessen, z.B. durch eine zentralisierte Aufgabenplanung oder dem automatisierten Versand von E-Mail Benachrichtigungen

þ  Unterstützung bei der Etablierung von Employee und Manager Self-Services

Mit weiteren integrierten Funktionen unterstützt AReQS for DRACOON bei der Auto­matisierung von IT-Administrationsprozessen und der Etablierung von Employee und Manager Self Services (ESS, MSS). Durch regelmäßige Benachrichtigungen an die DRACOON‑Nutzer wird zudem das Bewusstsein für z.B. geltende Datensicherheits-, Datenminimierungs- oder Dokumenten­ablagerichtlinien gestärkt.

Hierzu zählen unter anderem:

ð  Aufgabenplanung: AReQS for DRACOON lässt sich automatisiert, z.B. über die Windows Aufgabenplanung (Windows Task Scheduler) oder über Skriptdateien aufrufen, um bestimmte Aufgaben (Tasks) regelmäßig oder aktionsgesteuert auszuführen.

ð  E-Mails: Automatischer Versand von E-Mail-Benachrichtigungen, sowohl zur Kontrolle automatisierter Tasks (Service-Mails), als auch kontextbezogen basierend auf den ermittelten Daten aus DRACOON (Benutzer-Mails).

ð  Frei konfigurierbar: Alle Ein- und Ausgabedateien können ebenso wie die Tasks und die E-Mailvorlagen komplett innerhalb der Oberfläche von AReQS for DRACOON konfiguriert werden und über Platzhaltern dynamisch befüllt werden. 

ð  Flexibler Umgang mit Daten: Durch Berechnungsfunktionen ist die dynamische Ermittlung von Ein- oder Ausgabewerten möglich. Mit Filtern können bestimmte Datensätze ausgeschlossen oder je nach Filterkriterium hervorgehoben werden (nur Excel).

AReQS - Eigenschaften

Branding

Auf Wunsch des Kunden kann das Erscheinungsbild von AReQS for DRACOON an das Branding des Kundenunternehmens angeglichen werden. Dies kann der Kunde selbst ohne zusätzliche Kosten direkt in AReQS for DRACOON durch­führen. Alternativ kann das Branding über das von DRACOON zur Verfügung gestellte Verfahren individuell angepasst werden.

Sicherheit & Datenschutz

AReQS for DRACOON wird als On-Premise-Anwendung vollständig in Ihre System­landschaft integriert, so dass die Sicherheits- und Daten­schutzver­fahren sowie weitere durch Sie vorgenommene Schutz­maßnahmen bzw. der DRACOON Gmbh Anwendung finden.

AReQS for DRACOON verfügt über keine eigene Datenhaltung, sondern ermöglicht den Zu­griff bzw. die Nutzung und Auswertung von Informationen aus Ihren Systemen (z.B. User-Daten) oder der DRACOON-Lösung (z.B. Datenraumeigen­schaften).

Der Einsatz von AReQS for DRACOON führt nicht zu einer Auftragsdatenverarbeitung auf den Systemen von DAVISOL, so dass grund­sätzlich keine zusätzlichen Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten natürlicher Personen umgesetzt werden müssen. Die Daten- und Informationssicherheit liegt außerhalb des Verantwortungsbereiches von DAVISOL.

Um bei Eintritt von sicherheitskritischen Ereig­nissen etwaige Auswirkungen auf AReQS for DRACOON abschätzen zu können und umgehend geeignete Maß­nahmen zur Sicher­stellung der Funktions­fähigkeit von AReQS for DRACOON zu ergreifen, hat DAVISOL eine eigene E-Mail-Adresse –  security@davisol.com – eingerichtet.

Deshalb sollten Sie AReQS for DRACOON nutzen

Die On Premise-Anwendung AReQS for DRACOON wird vollständig in Ihre bestehende Systemlandschaft integriert. Alle Daten werden zu jedem Zeitpunkt ausschließlich in Ihrem System vorgehalten. AReQS vereitelt jeglichen ungewollten Informationsaustausch. Zwischen Ihrem System und DAVISOL ist kein Datenfluss vorhanden, so dass zu keinem Zeitpunkt mit AReQS Daten über­tragen werden. Notwendige Ausnahmen werden durch zusätzliche Verein­barungen (z.B. im Rahmen eines Dienstbetriebsvertrags) zwischen DAVISOL und dem Kunden geregelt. Darüber hinaus nutzt DAVISOL ein hochwertige EV‑Signatur, um die Integrität der Anwendungsdateien sicherzustellen und Manipulationen zu verhindern.

Bereitstellung & Authentifizierung bei der Erstinstallation von AReQS

AReQS wird Ihnen als Download auf einem passwortgeschützten Online-Ver­zeichnis bereitgestellt. Die für den Zugang zu diesem Verzeichnis benötigten Zugangsdaten (u.a. Download-Link und Initialpasswort) werden Ihnen vor Beginn der Installation, z.B. per E-Mail, mitgeteilt. Der Zugang zum Down­load-Verzeichnis wird Ihnen zum Bereitstellungstermin temporär eingerichtet.

Zugang zu AReQS im laufenden Betrieb

Aufgrund der Integration von AReQS in die Systemlandschaft des Kunden wird der Zugang im laufenden Betrieb gemäß den beim Kunden implementierten Berechtigungsverfahren für in Produktion eingesetzter und extern entwickelter Software geregelt. Ein zusätzliches Berechtigungsverfahren in AReQS ist dem­nach nicht erforderlich.

Module zur Ergänzung der Kernanwendung

Zusätzlich zu unserer Kernanwendung besteht die Möglichkeit den Funktionsumfang von AReQS durch die Nutzung zusätzlicher Module zu erweitern. Die Module können entweder einzeln oder additiv genutzt und lizenziert werden. Die Laufzeit wird im Jahr der Beauftragung anteilig für die Monate der restlichen Lizenzlaufzeit der aktuellen AReQS-Lizenz lizenziert, so dass die Lizenzlaufzeit ab dem Folgejahr synchronisiert ist.

Zusätzlich zu unserem Standardformat für Inputdaten (csv) besteht die Möglichkeit weitereDatenquellen für den Daten-Input anzubinden.  

Die im Folgenden aufgeführten Datenquellen-Untermodule können einzeln oder additiv lizenziert werden. 

 

þ  Mit dem Untermodul „Datenbank“ werden die In- und Outputfiles durch die Datenbank ergänzt. AReQS wird über das Datenbankmodul mit der zugrundeliegenden Datenbank (MS SQL-Server, MySQL oder MariaDB) verbunden. Über diese Schnittstelle werden die Inputdaten zur weiteren Verarbeitung von AReQS ausgelesen und nach erfolgter Verarbeitung zurückgeschrieben.  

 

  1. þ  Mit dem Untermodul „Sharepoint können z.B. Genehmigungsprozesse der Verarbeitung von Inputdaten durch AReQS in DRACOON vorgeschaltet werden. Dies kann insbesondere dann hilfreich sein, wenn nicht jeder zu jeder Zeit eigenständig Änderungen im DRACOON durchführen kann, sondern dies strukturiert nach Genehmigung geschieht. Dies verhindert zum einen, dass Berechtigungen und somit der Zugang zu Informationen auf die relevanten Personen beschränkt, wichtige Daten durch nicht autorisiertes Löschen von Dateien oder Datenräumen verloren gehen oder unstrukturiert jede Menge Datenräume angelegt werden. 

 

  1. þ  Mit dem Untermodul „ActiveDirectory (AD)“ besteht die Möglichkeit User-Listen zu synchronisieren, so dass z.B. automatisch bei Zugang neuer Mitarbeiter (Anlage im AD) durch AReQS automatisiert ein Datenraum für diesen User angelegt wird. Ebenso kann mit AReQS über eine Berichtsfunktion festgestellt werden, für welchen User zwar noch Datenräume im DARCOON angelegt sind (z.B. persönliche Datenräume), der User aber nicht mehr im Unternehmen tätig ist und dieser Raum daher nicht mehr benötigt wird und gelöscht werden kann. 

Zusätzlich zu unserem Standardformat für den Datenoutput (csv) besteht die Möglichkeit weiterer Output-Formate in AReQS zu ergänzen. Aktuell bietet DAVISOL mit dem Untermodul „HTML-Output“ die Möglichkeit, Berichte aus AReQS zusätzlich als HTML-Datei auszugeben.

Die Bereitstellung weiterer Output-Formate (z.B. pdf) ist in Planung. Diese können dann ebenso wie die Datenquellenmodule einzeln oder additiv lizenziert werden.

AReQS verfügt über die Möglichkeiten einen E-Mailserver zu hinterlegen und diesen im Programmverlauf anzusprechen. 

Das dynamische E-Mailing richtet sich nicht nach einer fest für den jeweiligen Job definierte Empfängerliste mit E-Mailadressen, sondern nach den Ergebnissen des jeweiligen Jobs. So ist es z.B. möglich Raumadministratoren auszuwerten, welche informiert werden, wenn eine gewisse Einstellung zu deren Raum zu korrigieren ist. Alle anderen Administratoren erhalten in diesem Fall keine Information und bleiben von diesem Job unbehelligt. Die E-Mail-Empfänger werden hier dynamisch ermittelt und verarbeitet. 

So bekommen Sie Zugang zu AReQS for DRACOON

Integrations in Ihr Systemumfeld

Die On Premise-Anwendung AReQS for DRACOON wird vollständig in Ihre bestehende Systemlandschaft integriert. Alle Daten werden zu jedem Zeitpunkt ausschließlich in Ihrem System vorgehalten. AReQS vereitelt jeglichen unge­wollten Informationsaustausch. Zwischen Ihrem System und DAVISOL ist kein Datenfluss vorhanden, so dass zu keinem Zeitpunkt mit AReQS Daten über­tragen werden. Notwendige Ausnahmen werden durch zusätzliche Verein­barungen (z.B. im Rahmen eines Dienstbetriebsvertrags) zwischen DAVISOL und dem Kunden geregelt. Darüber hinaus nutzt DAVISOL eine hochwertige EV‑Signatur, um die Integrität der Anwendungsdateien sicherzustellen und Manipulationen zu verhindern.

Bereitstellung & Authentifizierung bei der Erstinstallation von AReQS

AReQS wird Ihnen als Download auf einem passwortgeschützten Online-ver­zeichnis bereitgestellt. Die für den Zugang zu diesem Verzeichnis benötigten Zugangsdaten (u.a. Download-Link und Initialpasswort) werden Ihnen vor Beginn der Installation, z.B. per E-Mail, mitgeteilt. Der Zugang zum Down­load-Verzeichnis wird Ihnen zum Bereitstellungstermin temporär eingerichtet.

Zugang zu AReQS im laufenden Betrieb

Aufgrund der Integration von AReQS in die Systemlandschaft des Kunden wird der Zugang im laufenden Betrieb gemäß den beim Kunden implementierten Berechtigungsverfahren für in Produktion eingesetzter und extern entwickelter Software geregelt. Ein zusätzliches Berechtigungsverfahren in AReQS ist dem­nach nicht erforderlich.